Les missions

Les missions traditionnelles d'un service d'archives sont variées et s'articulent schématiquement autour de ce qu'on appelle communément en archivistique le « 4 C » :

• collecter les sources de l’histoire de la ville et de ses habitants, auprès des services municipaux, des particuliers, des associations et des entreprises ;

• classer les documents selon leur provenance et leur période, pour les mettre à la disposition du public ;

• conserver durablement les documents en les préservant et en les restaurant ;

• communiquer les documents en salle de lecture, communiquer aussi grâce au service éducatifaux, aux expositions et au site Internet...

 

Collecter

La collecte des archives porte sur les documents émanant de la ville d'Alençon, de la communauté urbaine d'Alençon, du centre communal d'action social, du centre intercommunal d'action sociale.
Toute personne privée, physique ou morale, peut également choisir de donner ou déposer ses documents aux Archives municipales, si ceux-ci présentent un intérêt patrimonial. Sont ainsi concernés les particuliers, les associations, les entreprises.

Classer

Les documents sont ensuite triés, de sorte à être divisés en unités documentaires. C'est à ce moment que sont rédigés les inventaires, ou instruments de recherche, qui permettront au public de se repérer dans les fonds et de commander le document voulu en salle de lecture. Chaque document possède désormais une cote, qui lui sert d'identifiant unique et permet de savoir à quel ensemble documentaire il appartient.

Conserver

Les Archives municipales ont également pour fonction d'assurer la conservation des documents qui leur sont confiés dans des conditions optimales. Les magasins d'archives doivent ainsi rester à des conditions de température et d'hygrométrie de 18°C et 50% d'humidité. Des opérations de restauration sont régulièrement menées sur des documents endommagés.

Communiquer

Il appartient aux Archives municipales de communiquer au public ces documents, dans les limites imposées par la loi. Ainsi, tout citoyen français ou étranger pouvant justifier de son identité a le droit de demander que lui soient apportés en salle de lecture les documents dont il a besoin. Cette consultation doit s'effectuer sur place et dans le respect des horaires établis par l'institution.

La communication de certaines pièces peut être refusée du fait de leur mauvais état de conservation ou si leur contenu rentre dans les cas de communicabilité différée établis par le Code du patrimoine.